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FACTEU RS D E
RI SQ U E , C O NTRÔ L E I NTE RN E ET ASS U R A N C ES
- Contrôle interne
LES DIRECTIONS FONCTIONNELLES DE RUBIS
ÉNERGIE ET RUBIS PHOTOSOL
Les directions fonctionnelles de Rubis Énergie, dans leurs
domaines respectifs, procèdent à des contrôles réguliers et
nécessaires des procédures mises en place. Des indicateurs
et procédures de reporting permettent d'assurer un suivi de
qualité.
Les directions fonctionnelles et opérationnelles de Rubis
Photosol se réunissent de façon mensuelle en présence de
la Direction Générale de Rubis Photosol. Ces réunions visent
à présenter les reportings, les tableaux de bord budgétaires,
l'état d'avancement des projets à leurs différents stades,
ainsi que les événements significatifs susceptibles
d'impacter les résultats. Les enjeux extra-financiers
(notamment la détermination des engagements RSE et la
cartographie des risques) y sont également présentés afin
de s'assurer de leur prise en compte opérationnelle par
l'ensemble des services.
L'AUDIT INTERNE
L'audit interne est une activité indépendante et objective
qui permet de s'assurer du niveau de maîtrise de ses
opérations et de veiller à la constante amélioration des
procédures en place. L'audit interne aide la Direction
Générale de Rubis Énergie à atteindre ses objectifs en
évaluant, par une approche systématique et méthodique,
ses processus de gestion des risques, de contrôle et de
gouvernance d'entreprise, en faisant des propositions pour
renforcer leur efficacité.
Chez Rubis Énergie, cette fonction est rattachée à la
Direction Contrôle de Gestion, Audit et Consolidation. Le
Directeur du département et ses collaborateurs effectuent
des missions d'audit interne sur l'ensemble du périmètre de
la branche Distribution d'énergies. Ces missions sont
proposées en début d'année à la Direction Générale de
Rubis Énergie. Les champs d'investigation sont nombreux
et portent principalement sur :
la vérification de la bonne application des procédures
établies localement et de celles établies par le Groupe,
notamment en matière de prévention de la corruption ;
l'amélioration des procédures internes en matière de
contrôle interne et d'arrêté des comptes ;
les contrôles d'inventaires, de caisse, des actifs
immobilisés ainsi que tous les autres actifs et passifs et
engagements hors bilan, retranscrits dans les comptes
de la société auditée.
L'audit peut aussi porter sur les dépenses d'investissements
et l'analyse des écarts entre retours attendus et rentabilité
effective.
L'auditeur a toute latitude pour mener à bien sa mission et
est indépendant du management local pour effectuer ses
contrôles. Le descriptif de mission ainsi que la grille du
rapport d'audit sont standardisés afin que les conclusions
puissent être appréhendées de la façon la plus efficace
possible par l'ensemble des destinataires, à savoir le
Directeur Général de la société auditée et la Direction
Financière et la Direction Générale de Rubis Énergie. Les
facteurs de risque identifiés dans le cadre des missions
d'audit interne servent également à mettre à jour la
cartographie des risques de la société concernée.
Les préconisations d'audit font l'objet d'un planning de mise
en œuvre des actions correctives qui doit être
impérativement respecté par la société concernée.
La bonne application de ces mesures correctives est, par
ailleurs, systématiquement contrôlée lors de l'audit suivant
de ladite société. En outre, un suivi de la mise en œuvre des
recommandations d'audit est réalisé chaque fois que le
statut d'une recommandation d'audit et/ou de réduction
d'un risque est amené à évoluer par chaque filiale à la
Direction Générale de Rubis Énergie, et ce, jusqu'à ce que
toutes les mesures préconisées par l'audit interne et/ou les
gestionnaires de risques aient définitivement été
appliquées.
Les consolideurs sont également chargés d'analyser les
résultats mensuels et la cohérence des données fournies
chaque mois par l'ensemble des sociétés du périmètre. Ce
travail permet d'anticiper les éventuelles erreurs de
comptabilisation et de renforcer la fiabilité des comptes du
Groupe.
Chaque filiale de Rubis Énergie est auditée en moyenne une
fois tous les deux ans. Les auditeurs internes ont travaillé
sur le développement d'un nouvel outil informatique
permettant un meilleur pilotage des risques et des plans
d'action associés par Rubis Énergie. Ce nouvel outil
contribue à renforcer la gestion des risques et les procédures
de contrôle et de due diligence. Il permet également une
évaluation plus poussée et détaillée de la performance de
chaque dispositif de contrôle interne.
LES COMITÉS DE DIRECTION
Le Comité de Direction de Rubis SCA est composé des
Gérants, du Directeur Général Délégué, du Directeur
Financier, de la Directrice Consolidation & Comptabilité, de
la Secrétaire Générale et de la Directrice RSE & Conformité.
Rubis Énergie et Rubis Photosol ont leurs propres Comités
de Direction. Pour Rubis Énergie, ce Comité est composé de
la Direction Générale, de la Direction Finance et de la
Direction Contrôle de Gestion, Audit et Consolidation. Du
fait d'un périmètre d'activité très large, des revues d'activité
par pays ou par zone sont réalisées deux fois par an pour
les filiales les plus importantes au sein de la branche
Distribution d'énergies, afin de conserver une vision fine des
enjeux et de rester en contact direct avec les Directeurs en
charge des filiales pays.
Des Comités de Direction se tiennent mensuellement entre
les équipes de Direction de Rubis SCA et celles de Rubis
Énergie d'une part et Rubis Photosol d'autre part. C'est au
cours de ces réunions que sont analysés les reportings et
tableaux de bord budgétaires ainsi que la performance et
les résultats de chaque branche d'activité, les projets de
développement et leur suivi, ainsi que les événements
considérés comme importants pour la vie de la Société et
du Groupe, tant en matière de stratégie et d'exploitation
que de personnel. Les questions et les points soulevés lors
des précédentes réunions peuvent, si nécessaire, être
également revus. Les enjeux extra-financiers, tels que le
déploiement et la mise en œuvre de la stratégie RSE
(notamment la feuille de route RSE Think Tomorrow 2022-
2025) et les projets de décarbonation, font également l'objet
d'un examen lors de ces Comités de Direction.
R U B I S
–
D O C U M E N T
D' E N R E G I S T R E M E N T
U N I V E R S E L 2 0 2 3
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